La concepción financiera más difundida es que el crédito comercial, surge como consecuencia propia de las operaciones de dicho carácter, fruto de la naturaleza de cómo se desarrollan, siendo su característica principal que no son negociables en los términos comunes a las demás operaciones de contratación de deuda, calificadas por dicho motivo, dentro del concepto genérico de fuentes espontáneas. En este tipo de fuentes, algunos autores incluyen también la generada en gastos imputados, considerando dicho principio de espontaneidad como causa para aplicar ese criterio “puesto que se derivan de patrones normales de la operación gananciosa sin esfuerzo especial en decisión consciente por parte de los dueños o gerentes que reducen los fondos que deben obtener de otras fuentes”. En este texto, sin embargo, se ha seguido el criterio ya expuesto, de tratar a los gastos mencionados como autofinanciamiento por su carácter de gastos retenidos pero devengados en el cuadro de resultados. R. W. Johnson define el crédito comercial como un crédito a corto plazo extendido por el proveedor a un comprador, en conjunción con la compra de bienes para su venta final. El mismo autor señala seguidamente, que dicha última expresión reventa final es con el deseo de excluir en el concepto de crédito comercial, el crédito proporcionado por un detallista a un consumidor, para que este pueda comprar bienes. Caben sin embargo algunas observaciones a la definición expuesta. En el sentido que aquí se aplica, se señala que la expresión reventa final, comprende la que se realiza en el mismo estado del bien adquirido, o transformado en otro producto, por lo que quedan incluidas todas las compras de materias primas y o suministros.
Asimismo, se excluyen de esta fuente financiera a los proveedores de maquinaria y equipo, porque típicamente los créditos que acuerdan a los compradores, son de mediano o largo plazo y porque usualmente lo respaldan con garantías reales, pero muy especialmente porque no adoptan como modalidad operativa el descuento por pronto pago, característica distintiva de la modalidad aquí tratada, sino que, por el contrario, el costo del financiamiento corriente se pacta mediante intereses. En el análisis financiero, generalmente se registra como crédito de proveedores, conceptuándolo al decir de M.A. Rojo, “como un préstamo de mercancías, de hecho, casi todas las materias primas, materiales, suministros y otros renglones adquiridos sobre una base continuada y repetida, están disponibles en condiciones de compra que permiten una demora en los pagos”. Debido a la falta de recopilaciones adecuadas, por un lado, por falta de información completa y por otro la disparidad aplicada por las empresas con respecto a la definición ya mencionada, el grado de utilización de este tipo de crédito no se conoce con la debida aproximación, pero aun así es indudable que su uso, es lo suficientemente extendido como para ubicarlo entre los más importantes. Las empresas de menor envergadura son las que en términos relativos utilizan más esta modalidad, pues generalmente su composición financieramente débil, les cierra las puertas de otras fuentes negociables. Son las compañías más desarrolladas financieramente las que es posible que obtengan préstamos en términos más convenientes, e inclusive a más bajo costo, que el que proporciona este recurso financiero. Otro factor que repercute en el mayor o menor uso del crédito de proveedores lo da también la naturaleza del producto; por lo común los de más alta rotación ofrecen condiciones de crédito más corto, puesto que la velocidad de giro de sus ventas permite la cancelación más fluidamente. También esta situación se extiende con relación al rubro y al volumen de los inventarios y recordando que este crédito es típico de proveedores y que surge en el momento de formar las existencias, es admisible que en los casos en que los bienes de cambio tengan una participación más considerable en el total de los activos, mayor será correlativamente el financiamiento por fuente de tal naturaleza.
Hay actividades, por ejemplo, en muchos casos las de servicios, en que este rubro del pasivo es insignificante en la estructura del financiamiento. Otro elemento que incide en la determinación de los volúmenes de estas cuentas, lo constituye como es de suponer la situación financiera del deudor y del acreedor, que hará que ambos regulen sus posibilidades de financiamiento, pero a diferencia de otros recursos, esta limitación, que en el caso de otras formas sería prácticamente excluyente, cuando se trata de crédito de proveedores, existen obligaciones especialmente para el acreedor, que deben ser aceptadas dentro de ciertos límites y esto imprime a la operación uno de sus rasgos esenciales. Fuera de situaciones especiales de tipo monopólico, donde el vendedor establece a su arbitrio las condiciones no sólo de precio, sino de forma de pago, existen en el mercado requisitos usuales comunes a todos los proveedores, que hacen a veces de sus pequeñas diferencias en las estipulaciones de venta, el modo principal de competencia. Es por ello, que en calidades similares el mercado del producto fija lo que podrían llamarse pautas mínimas, de las que es muy difícil escaparse a los vendedores, pero estas condiciones serán las que fijarán en definitiva el costo de este crédito a los compradores. Es decir, que una característica saliente de esta modalidad crediticia, es la vinculación existente entre el volumen y costo del crédito de proveedores como fuente de fondos y las condiciones de comercialización, explicitadas en las cuentas a cobrar de los mismos en sus respectivos balances. El deseo de incentivar sus ventas dando mejores condiciones de compra y la mención de expectativas de aumentos de precios, contribuyen en muchas ocasiones a que los deudores caigan en inversiones excesivas en inventarios, fuera del nivel requerido de sus negocios y luego surjan dificultades para hacer frente a las obligaciones originadas por dichos motivos. En la primera parte ya vista, sobre análisis financiero mediante la utilización de razones, se señalaron algunas ratios que se refieren a diferentes indicadores a tener en cuenta, aparte de su costo, para juzgar lo prudente sobre el volumen de este tipo de financiamiento. Así es importante analizar la rotación de las cuentas a pagar o determinar los “días de compra” y su relación con los “días de venta”, la incidencia en el índice de liquidez y verificar también la antigüedad de las cuentas a pagar por acreedor, etc. Se recomienda especial cuidado en el control de este rubro, justamente porque su propia modalidad así lo aconseja; la falta o descuido del acreedor con respecto del control de las actividades de su deudor, el deseo de incrementar sus ventas al proveedor sin un análisis detenido del riesgo, el error con respecto a las apreciaciones futuras de sus propias ventas por parte del deudor, las expectativas inflacionarias, el temor a la falta de abastecimiento oportuno, etc., son entre muchos otros, motivos de suficiente importancia para dedicar preferente atención a los niveles de este endeudamiento.